Case study: product configurator voor warmedrankenautomaten

In deze blog bekijken we een specifieke inzetbaarheid van onze product configurator: de koffiebranche. We nemen u graag mee in de mogelijkheden van onze software in deze specifieke branche, maar laten u ook graag zien hoe divers de inzetbaarheid tegelijkertijd juist is. De product configurator komt namelijk niet alleen tot z’n recht voor complexe producten. Ook met minder complexe producten, minder productvariaties of een minder breed aanbod kan een product configurator u helpen tijd en geld te besparen. Dat lichten we graag toe in deze case study, waarin we ingaan op het gebruik van onze configurator binnen de drankenautomatenbranche.

Wat doet een product configurator?

Voordat we in dit voorbeeld duiken, nemen we u kort mee in een product configurator precies doet. Met een product configurator kunnen uw klanten (of uw sales-team) zelf hun product of dienst laten samenstellen. De mogelijkheden zijn uiteraard wel altijd gebonden aan de specificaties die u zelf heeft opgegeven. Dit werkt door de inzet van kennisregels (configuratie- en calculatieregels). Dit zijn regels die u zelf opstelt met de mensen die uw product, de mogelijkheden en de onmogelijkheden het best kennen. Om de kennisregels in te voeren in onze software, is geen programmeerkennis nodig: kennis over uw product of dienst is voldoende. Dankzij de kennisregels weet u zeker dat het product dat uw klant samenstelt, ook 100% correct geproduceerd of samengesteld kan worden. Hoe het keuzeproces eruit komt te zien, is afhankelijk van uw eigen wensen. Uw klant ziet dankzij de product configurator dus wat hij of zij aan het samenstellen is en welke gevolgen dat heeft op bijvoorbeeld de prijs. Al met al neemt een product configurator uw klant bij de hand, doorloopt het de mogelijkheden en maakt het direct een offerte op. Een belangrijk speerpunt van een product configurator is dan ook dat het een enorme tijdsbesparing oplevert t.o.v. het traditionele offerteproces.

Meer lezen? Klik dan hier om naar de blog ‘Wat is een product configurator’ te gaan

Voorbeelden kennisregels (voor bijvoorbeeld koffieautomaten)

Een product configurator wordt opgebouwd uit kennisregels. Deze schrijven voor wat mogelijk – en wat vooral ook onmogelijk – is. Deze kennisregels stelt u zelf op: u kent uw product(en) of dienst(en) namelijk het best. Omdat deze configuratie- en calculatieregels vaak nog niet eerder op papier zijn gezet, is dit vaak de eerste stap om een goed werkende product configurator te bouwen. Waarschijnlijk heeft elke afdeling binnen uw organisatie eigen (en dus andere) problemen of onmogelijkheden. Daarom adviseert CPQing Solutions altijd om het gehele bedrijf te betrekken in dit proces. Dus niet enkel de afdeling sales support, maar ook de werkvoorbereiding, productie, productmarketing en salesafdeling. Zodra elke afdeling inzicht geeft in veelgemaakte foute combinaties, kunnen deze direct worden uitgesloten. Tip: het bestuderen van oude offertes kan hierbij érg zinvol zijn. Hoe kritischer de kennisregels worden opgesteld, des te meer profijt u daar later in het proces van heeft.

Om een duidelijker beeld te geven van hoe dergelijke kennisregels eruit kunnen zien, gebruiken we een voorbeeld van de kennisregels voor warmedrankenautomaten, zoals koffie- of soepautomaten.

Vraagstelling	Antwoord opties
Soort contract	Koop of Huur of Bruikleen of Huur en koop
Indien huur: huurtermijn	1 jaar of 2 jaar of 3 jaar of … of 6 jaar
Volume per jaar	Koffie in kilogrammen
Type Machine	Keuze uit aanbod of passend bij volume per jaar.
Servicecontract	Ja of Nee
Accessoires	Keuze uit extra’s of passende accessoires bij keuze van type machine.
Toebehoren	Keuze uit uitgebreid aanbod toebehoren. Uiteenlopend van andere warme en koude dranken tot snacks, bekertjes en roerstokjes.
Kortingsopties	% korting, korting op totaalbedrag, op service of staffelkorting.
Keuzeopties voor offerte opmaak	Kies uit vooropgestelde elementen die terugkomen op de offerte en daarmee nog beter aansluiten op de wensen van uw potentiële klant.

De voordelen

Automatiseren van offertedocumenten

De CPQing Configurator kan worden ingezet als offerte-software. Dankzij de configurator worden alle offertes in een handomdraai en gegarandeerd correct opgesteld. Ook verschillende aanbiedingen en afnamevormen (koop, huur, bruikleen of combinatie) kunnen hier zonder problemen in worden opgenomen.

Flinke tijdsbesparing (tot zelfs meerdere fte’s!)

In tijden van tekorten op de arbeidsmarkt is het belangrijk om uw medewerkers zo effectief mogelijk in te zetten. Het is zonde om volledig in te zetten op nieuw personeel, terwijl uw organisatie ook door kan groeien door simpelweg de workflow te optimaliseren. Veel van onze klanten gingen u hier al in voor: sommige organisaties laten ons zelfs weten dat zij de effectieve tijd van het opstellen van een offerte hebben teruggebracht van anderhalf uur naar slechts een kwartier. Dit kan neerkomen op een maandelijkse besparing van één volledige fte.

Geen onmogelijkheden verkopen

Door in de kennisregels van de configurator alle mogelijkheden en vooral ook onmogelijkheden op te nemen, zijn foutmarges verleden tijd. Hierdoor verloopt de doorstroming naar de uiteindelijke levering ook veel soepeler. Naast de offerte kan er direct een productieorder worden opgesteld, zodat er altijd kan worden geleverd wat er is geoffreerd. Zo kunnen uw verkopers of klanten niet per ongeluk accessoires of toebehoren bestellen bij specifieke automaten die deze accessoires of toebehoren niet ondersteunen. Tijdens het opstellen van de offerte worden dan enkel relevante cross-sell-opties getoond. Zo kan er nooit melk worden geleverd bij een machine die geen cappuccino kan maken.

Klant wordt actief betrokken in beslissingstraject

Het aanbieden van moduleerbare en/of op maat gemaakte producten biedt de mogelijkheid om beter, sneller en directer te communiceren met klanten. Het grote voordeel voor uw klanten is dat ze zelf invloed hebben op het uiteindelijke product: van het type koffie tot de verschillende dranken die een automaat kan leveren, van de manier waarop voor dranken betaald kan worden tot hoe het apparaat geplaatst gaat worden. Eventueel met accessoires zoals kastjes of zelfs een koeling. De klant krijgt tijdens het samenstellen een duidelijk beeld van alle mogelijkheden die specifiek passen bij diens eerder gemaakte keuzes. De klant wordt actief betrokken, maar het aanbod blijft overzichtelijk. De gepersonaliseerde ervaring zorgt voor een hogere klantbetrokkenheid en dit zal in veel gevallen leiden tot conversies en sales.

Cross- en upselling gestimuleerd

Zonder de inzet van een product configurator is er vaak uitgebreide productkennis nodig om goed te kunnen inspelen op de mogelijkheden van cross- of upselling. Dankzij de configurator worden de extra opties, handige onderhoudsproducten of mogelijke type dranken direct getoond. Zowel bij de eerste bestelling als bij herhaalaankopen. Dit kan uiteenlopen van type dranken, suiker, melk en snacks, tot aan alternatieve toebehoren zoals wegwerpbekertjes en roerstaafjes. Alle opties worden automatisch aangepast naar eerder gemaakte keuzes (denk aan type contract, type machine of het koffievolume in kilogrammen per jaar).

De voordelen van CPQing

De implementatie van een configurator is anders voor elk bedrijf en kan verschillen per branche. Er zijn echter wel voordelen die gelijk zijn voor elk bedrijf in elke branche, ongeacht de toepassing:

Aankoopbegeleiding voor klant
Professionele uitstraling
Gegarandeerd kloppende aanbiedingen (offertes altijd reproduceerbaar)
Altijd direct inzicht in alle standaarden en beperkingen van alle producten of diensten
Complexe producten worden eenvoudig en overzichtelijk weergegeven
Controle over de inhoud van het offertedocument
Mogelijkheid tot online configureren (en verkopen)
Doorlooptijd wordt aanzienlijk verkort (van offerte tot productie)
Minder faalkosten
Eenvoudig uit te breiden
Direct inzicht in kosten en levertijden van variaties

Wilt u ook dat uw bedrijf binnenkort al beroep kan doen op alle voordelen van een configurator? Neem dan gerust contact met ons op om de mogelijkheden door te spreken, of ervaar het gemak zelf met uw eigen demo-omgeving.