Optimaliseer de samenwerking tussen klant, verkoop én productie

Een veelvoorkomende misvatting over een CPQ-oplossing als Merkato Essentials, is dat deze tool zich vooral richt op het optimaliseren van het verkoopproces en het uitbrengen van foutloze, consistente offertes in de juiste huisstijl. Dat is echter slechts één van de voordelen. Wanneer je écht de kracht van een CPQ-oplossing benut, dan zet je deze in om het volledige proces van verkoop tot en met productie te optimaliseren. Een goede koppeling met jouw ERP-pakket is dan wel een vereiste. Onder andere in de maakindustrie kan dit enorme efficiency- en kwaliteits-voordelen opleveren. Hoe dat eruitziet? Hans Stout, mede-oprichter Flexproces, en Ronald Hensen, directeur CPQing Solutions, vertellen erover.

Waarom je ERP koppelen met je configurator?

“Met een configurator als Merkato Essentials heb je bijna altijd een rol tussen het CRM- en het ERP-pakket in”, vertelt Ronald. “Wanneer we een gesprek hebben met een klant, dan worden koppelingen eigenlijk altijd besproken. Je wilt immers niet continu informatie handmatig overtypen, dat is extra werk én foutgevoelig. Door Merkato Essentials te koppelen met je ERP-systeem, kun je ervoor zorgen dat data vastligt in één bron, namelijk je ERP-pakket. Dat is dan de waarheid en dat is waar de configurator gebruik van maakt. Met de juiste kennisregels daar bovenop, stel je de juiste producten en offertes samen. Consistent, foutloos en in de juiste corporate identity.”

En dat is ook waar de samenwerking met Hans Stout door is ontstaan. Met zijn compagnon Jeroen Gorter is Hans Flexproces gestart, om innovatieve bedrijven in de maakindustrie flexibele (software)oplossingen te bieden voor een optimale procesflow. Met 15 jaar ervaring in de branche en een achtergrond bij Ridder iQ, weet hij wat er speelt en hoe je vraagstukken effectief aanpakt met de juiste koppelingen. Hans vertelt: “Het grote voordeel van de koppeling tussen je CPQ-oplossing en ERP-pakket is dat je veel minder werk hoeft te verzetten. Werk je niet met een configurator, dan moet je in bijvoorbeeld Ridder iQ zelf een configuratie bouwen. Dat vereist kennis en tijd. Wanneer je de configurator voedt met informatie vanuit Ridder iQ, dan kan de configurator direct een stuklijst genereren. Door deze automatisch weer terug te geven aan je ERP-pakket, kun je meteen je productie starten.”

Geen verwarring meer tussen klant, verkoop en productie

De koppeling van Flexproces is in modules opgedeeld. Door deze modulaire opbouw kies je zelf welke data vanuit je ERP-pakket, zoals Ridder iQ, naar Merkato Essentials wordt ontsloten. En welke informatie weer terug wordt gegeven. Hans: “Jij hebt zelf de controle. Wil je alleen klanten en contactpersonen doorzetten naar de configurator? Dat kan. Alleen je artikelen? Kan ook. Wil je zowel je artikelen als bewerkingen en stuklijsten doorzetten? Ook goed! Ben je klaar met je configuratie en is de offerte verstuurd? Dan kunnen we deze weer terugkoppelen naar Ridder iQ. Na akkoord op de offerte kan er zelfs direct een productieorder worden aangemaakt. Vink je alle opties aan, dan heb je een complete koppeling die alle informatie heen en weer gedeeld krijgt.” Ronald voegt daaraan toe: “Dit stroomlijnt het volledige proces tussen klant, verkoper en productie. Doordat alle informatie vastligt en je op basis van kennisregels configureert, werk je uniform.” Het resultaat? Wat verkocht is, is per definitie te produceren. Anders kon je het niet configureren. “Dit zorgt ervoor dat verkoop niet twee keer hoeft te verkopen: één keer bij de klant en één keer intern, bij productie”, benadrukt Hans.

Vernieuwende mogelijkheden: wijzigingen doorvoeren tijdens het productieproces

Uniek in deze koppeling, is de mogelijkheid om in een gestart productieproces nog effectief wijzigingen door te voeren. Zonder moeite of frustraties. “Als je het productieproces hebt gestart, is het handig dat verkoop weet dat dit gestart is en je niks meer kunt wijzigen. Dat terugkoppelen kost normaal gesproken moeite, tijd en energie. Wij kunnen geautomatiseerd terugkoppelen of een configuratie al in productie is. Heb je deze module, dan kun je eventueel zelfs nog een wijziging van een klant doorvoeren terwijl het productieproces al gestart is.” Hoe dat werkt? Hans legt het uit: “Het deel van de calculatie dat nog niet in productie is, kun je opnieuw calculeren, configureren en aanbieden aan de klant. Is dat akkoord, dan wordt dit als separate productiebon ingeschoten. De oude bon, die nog niet in productie was, gooien we weg en vervangen we voor de nieuwe bon. Zo kun je tijdens het productieproces dus nog wijzigingen doorvoeren in iets dat nog niet geproduceerd is.”

Samen processen in de maakindustrie optimaliseren

Hans en Ronald ervaren steeds vaker dat processen in de maakindustrie verbeterd kunnen worden met behulp van hun expertise, innovaties en verregaande samenwerking. “Steeds vaker vliegen we gesprekken ook samen aan. Hans is, met zijn ervaring in de ERP-branche, een waardevolle gesprekspartner en door samen aan tafel te gaan met de klant, komen we echt tot mooie optimalisaties”, vertelt Ronald. Daar ontstaat ook weer inspiratie voor nieuwe ideeën. “Ik vind de mogelijkheid erg interessant om je klant inzicht te geven in het productieproces van zijn order. Hoe staat het ervoor? En je kunt zelfs een klant zijn eigen product laten configureren. Dat kun je realiseren door je CPQ-oplossing in een portal-omgeving aan te bieden aan je klant”, vertelt Hans. Allemaal innovaties die nu al ingezet kunnen worden in de maakindustrie.

Hoe ver is jouw organisatie met het optimaliseren van het proces tussen klant, verkoop en productie? We gaan er graag eens vrijblijvend over met je in gesprek. Neem contact op!

NB: CPQing Solutions B.V. is distributeur van Merkato Essentials. Dit standaard-softwareplatform voor het bouwen van configuratoren wordt ontwikkeld door de Merkato Group. Ditzelfde softwareplatform wordt tevens geleverd door Quootz (NL) en SellItEasy (BE). De hierboven beschreven koppeling kan derhalve ook ingezet worden bij deze leveranciers.

De voordelen zijn eindeloos

De implementatie van een configurator is anders voor elk bedrijf en kan verschillen per branche. Er zijn echter wel voordelen die gelijk zijn voor elk bedrijf in elke branche, ongeacht de toepassing:

Visuele aankoopbegeleiding voor klant
Professionele uitstraling
Gegarandeerd kloppende aanbiedingen (offertes altijd produceerbaar)
Altijd direct inzicht in alle standaarden en beperkingen van alle producten of diensten
Complexe producten worden eenvoudig en overzichtelijk weergegeven
Controle over de inhoud van het offertedocument
Mogelijkheid tot online configureren (en verkopen)
Doorlooptijd wordt aanzienlijk verkort (van offerte tot productie)
Minder faalkosten
Eenvoudig uit te breiden
Direct inzicht in kosten en levertijden van variaties

Wilt u ook dat uw bouwtoeleveringsbedrijf binnenkort al beroep kan doen op alle voordelen van een configurator? Neem dan gerust contact met ons op om de mogelijkheden door te spreken, of ervaar het gemak zelf met uw eigen demo-omgeving.