Exact Online x CPQing Configurator

In een handomdraai overzichtelijke productvariaties van samengestelde artikelen!

Voor het bijhouden van de boekhouding en het voorraadbeheer, doen veel bedrijven beroep op het handige en daardoor populaire ERP-pakket Exact Online. Als uw hele assortiment is voorzien van stuklijsten, krijgt u met slechts een paar muisklikken inzicht in de actuele situatie. Maar als uw bedrijf werkt met productvariaties en beroep doet op Exact Online, heeft u wellicht al gemerkt dat de software soms wat complex kan worden. Dit komt doordat de stuklijsten van deze samengestelde producten allemaal voorzien moeten worden van eigen productcodes en prijzen. Enkele variaties kunnen dan al snel duizenden stuklijsten opleveren.

Om onze klanten het beste van beide werelden te garanderen, hebben we met onze product configurator een integratie gebouwd met Exact Online. Wij helpen u Exact Online te optimaliseren, zodat de software probleemloos omgaat met uw productvariaties en/of -combinaties.

Productvariaties leveren te veel stuklijsten op

Zoals gezegd, is Exact Online erg gebruiksvriendelijk voor eenvoudige, opzichzelfstaande producten. Voor elk van deze producten wordt een stuklijst aangemaakt met een uniek artikelnummer. Maar als u samengestelde/meer gecompliceerde producten of diensten aanbiedt, leidt dit al snel tot veel stuklijsten met veel variabelen. We zullen dit uitleggen aan de hand van een voorbeeld.

Stel: een sportkledingbedrijf maakt t-shirts. De klant kan kiezen uit drie basismodellen (kinderen, heren, dames), vijf maten (van S tot en met XXL), acht verschillende pasvormen (mouwlengte, wel of geen zakken, etc.) en tien basiskleuren. In dit voorbeeld zouden er al 1.200 verschillende stuklijsten nodig zijn om elke variatie te voorzien van een artikelnummer met een eigen prijs. Als er vervolgens nog een variatie zou worden toegevoegd (zoals wel of geen kraag), komen er nog eens 1.200 stuklijsten bij.

Het aantal stuklijsten loopt in dit geval vlot op. Helemaal als er ook nog een mogelijkheid bij zou komen voor uitbreiding met een bijpassende (sport)broek in verschillende maten en pasvormen. Het gevolg is een map met duizenden stuklijsten die effect hebben op het voorraadbeheer: ze zijn in Exact Online immers opgenomen als unieke producten. Door te werken met samengestelde artikelen, kunt u enerzijds profiteren van de gemakken die Exact Online te bieden heeft en anderzijds uw sales, administratie en voorraadbeheer beheersbaar houden.

Samengestelde artikelen

Wat we vaak zien bij (nieuwe) klanten die werken met Exact Online, is dat ze op hun eigen manier omgaan met de besproken uitdagingen. Bijvoorbeeld door een eigen systeem van artikelnummers te implementeren, zodat toch altijd precies bekend is wat er wordt verkocht en welk effect dat heeft op de voorraad. Vaak wordt een artikelnummer opgebouwd als samenstelling van de losse artikelen. Als we kijken naar het bovenstaande voorbeeld, zou elk onderdeel (basismodel, maat, pasvorm en basiskleur) een positie innemen in het artikelnummer. Elk onderdeel moet dan alsnog worden aangemaakt en worden voorzien van een verkoopprijs. De CPQing Configurator kan in dit geval op basis van de regels codes genereren, wijzigingen doorvoeren (zoals prijswijzigingen), etc.

Door enkel de basisproducten en variaties vanuit Exact Online te importeren in onze CPQing Configurator, kan de configurator het product samenstellen, de stuklijst genereren én de juiste prijs berekenen. Zoals gezegd, geniet u zo van de voordelen (en samenwerking) van beide systemen! Ook de opgebouwde artikelnummers worden (eventueel) direct gegenereerd gebaseerd op uw eigen, logische systeem. En dat is wel zo handig als die nummers bekend zijn bij uw klanten en leveranciers.

Bekijk onze product configurator

Gegarandeerd kloppende bestellingen zonder foutmarge

Nog een bijkomend voordeel van de koppeling tussen Exact Online en de product configurator van CPQing Solutions, is dat u op deze manier direct onmogelijkheden kunt uitsluiten. Uw verkopers of dealers kunnen na de implementatie per definitie alleen nog produceerbare producten of diensten samenstellen. Als we blijven bij het voorbeeld van de sportshirts, is het denkbaar dat de kindermaten bijvoorbeeld niet in alle pasvormen te produceren zijn. Door dit aan te geven via eenvoudig in te stellen kennisregels kan de klant, verkoper of dealer deze samenstelling simpelweg niet maken. Zo wordt de foutmarge in offertes en/of orders teruggebracht naar 0% en kunnen zelfs verkopers zonder volledige productkennis gewoon offertes opstellen. Maar we gaan nog een stap verder! Onze product configurator is online ook te implementeren in uw webshop. Uw (anonieme) websitegebruikers kunnen hierdoor ook zelf gegarandeerd kloppende bestellingen plaatsen.

“Door de inzet van de CPQing Configurator hoeven wij geen tienduizenden stuklijsten aan te maken en te beheren, maar slechts een paar honderd.”

De configurator van CPQing is gespecialiseerd in het samenstellen van alle mogelijke producten met de bijbehorende prijzen. Deze worden vervolgens vastgelegd in een (offerte)document. Tijdens het samenstellen van het product in de configurator wordt onder water zowel (eventueel) een commerciële stuklijst als een technische stuklijst aangemaakt. Dankzij de configurator wordt het artikelbeheer in Exact Online dus nóg beheersbaarder!

Nieuwsgierig?

Wilt u eens met ons praten over hoe wij uw specifieke situatie makkelijker kunnen maken of wilt u een demonstratie van onze software? Neem dan gerust vrijblijvend contact met ons op. Samen bespreken we de mogelijkheden voor uw organisatie.