Excel vs. CPQ: Het optimaliseren van offerteprocessen voor bedrijfsgroei

Excel spreadsheets zijn waarschijnlijk de meest gebruikte methode om CPQ (Configure, Price, Quote) toe te passen. Maar ook om (complexe) prijsberekeningen te maken of om tot een offerte te komen wordt Excel veelvuldig ingezet. Of het nu kleine (startende) of grote bedrijven zijn, of ze werkzaam zijn in de koffiebranche, de industrie of de bouwtoeleveringsbranche, we zien Excel bij vrijwel elk type organisatie terug. En hoewel Excel inderdaad bij veel bedrijven wordt ingezet als CPQ-oplossing loop je op een gegeven moment tegen een aantal nadelen aan. Excel heeft een status quo, waar CPQ-software juist naar vooruitgang streeft. CPQ-software helpt uw bedrijf groeien door het offerte- en orderproces te optimaliseren en de volgende stappen te zetten. In deze blog gaan we in op de voor- en nadelen van Excel als CPQ-oplossing en zetten deze tegenover onze CPQ-software: Merkato Essentials.

Excel als CPQ-oplossing

Excel is en blijft een krachtig en veelzijdig programma waarin u de vrijheid heeft om zelf de gewenste input en output te beheren. Met een veelzijdigheid aan mogelijkheden en formules is het niet gek dat dit de eerste keuze is voor op maat gemaakte configuratie-, prijs- en offerteberekeningen. En dat alles in eigen beheer zonder de hulp van softwareontwikkelaars. Hoewel het meer dan gemiddelde Excel kennis vereist zijn de mogelijkheden groot. De meest complexe productconfiguratieregels kunnen worden geïmplementeerd met behulp van de eigen werkbladfuncties binnen Excel.

Er hangt echter ook een belangrijk nadeel aan het gebruik van Excel als CPQ-tool. De belangrijkste is dat er vaak maar één of enkele personen zijn die de sheets (helemaal) begrijpen, die elke formule kennen en weten hoe deze onderdeel zijn van het grote geheel. Dat is een potentieel bedrijfsrisico. Want wat als deze medewerker(s) bijvoorbeeld met pensioen gaan? De ontwikkelingen komen dan stil te staan en de kans dat er geen correcte informatie uitkomt neemt toe.

Excel sheets zijn daarnaast vaak een zeer arbeidsintensief proces waarbij versiebeheer een echt probleem is. Het is niet alleen moeilijk om voortdurend product- en prijsupdates bij te houden, maar het is ook moeilijk om te zorgen dat elke medewerker de laatste versie van de Excel gebruikt. Onze mening is dan ook dat Excel een prima CPQ-oplossing is voor startende organisaties maar dat de overstap naar gespecialiseerde CPQ-software er vervolgens voor zorgt dat de organisatie verder kan groeien. Waarbij alle configuratie kennis is geborgd in één centrale database.

Benieuwd naar onze CPQ-Software?

Excel ideaal voor startende onderneming

Excel is een logische eerste stap om CPQ toe te passen binnen een startende onderneming. Het is namelijk een goedkope oplossing aangezien praktisch elke werknemer al een licentie (Microsoft 365) heeft om het programma te gebruiken.

Een overzicht van de voordelen van CPQ toepassen met Excel:

Bekend en gebruiksgemak
Goedkoop (als onderdeel van Microsoft 365)
Snel resultaat
In eigen beheer met totale controle

Er zijn echter ook de nodige nadelen verbonden aan Excel voor CPQ. Van nature is een spreadsheet ontworpen voor sequentiële logica. Dit betekent dat de volgorde waarin een product wordt geconfigureerd of gespecificeerd wordt bepaald door de spreadsheet, niet door de behoeften en prioriteiten van de klant.

Een overzicht van de nadelen van Excel als CPQ-tool:

Sluipen eenvoudig persoonlijke fouten in
Bij complexe configuraties nodige Excel kennis vereist (complexe, lange formules)
Arbeidsintensief
Mogelijke versieproblemen bij (prijs)updates en gebruik door meerdere personen of locaties
Worden al snel groot en onbegrijpelijk voor de meeste medewerkers
Vaak onoverzichtelijk (voor nieuwe medewerkers)
Gebruikersinterface niet flexibel en intuïtief voor gebruikers
Niet te integreren in website

Deze voor- en nadelen afwegend is Excel een goedkoop alternatief voor startende ondernemingen, maar is echte CPQ-software een logische stap voor verdere professionalisering.

Het verschil met CPQ-software

De CPQ-software van Merkato Essentials is al sinds 2004 in ontwikkeling en zit momenteel in zijn vijfde generatie. CPQ-software wordt vaak ook omschreven als een product-configurator, maar is eigenlijk veel meer dan dat. Al is dit een belangrijk onderdeel. In tegenstelling tot bijvoorbeeld een maatwerk product-configurator is onze software toepasbaar (en herbruikbaar) voor praktisch alle producten en processen. Maar CPQ-software is ook offerte-software en een visuele verkoopondersteuning die ideaal als guided selling tool ingezet kan worden. In tegenstelling tot Excel spreadsheets koppelt u onze CPQ-software eenvoudig aan ERP- en CRM-systemen waar u al mee werkt.

Waar bij Excel de nodige kennis van formules nodig is, gebruikt onze CPQ-software enkel kennisregels en beslissingstabellen. Deze worden opgesteld door medewerkers die dagelijks met uw producten of diensten werken en weten wat wel en wat niet kan. Door middel van kennisregels (configuratie- en calculatieregels) en beslissingstabellen stelt u vast welke variaties wel en niet mogelijk zijn. Prijzen worden eenvoudig toegevoegd of aangepast. Dit alles gebeurt op één centrale locatie waardoor er nooit meer een versie verschil kan voorkomen. En IT- of programmeerkennis is bij de inrichting niet nodig.

Doordat CPQ-software verder gaat dan enkel configuratie-, prijs- of offerteberekeningen ondersteund het uw salesteam of buitendienst bij gesprekken met potentiële klanten. Het is zelfs mogelijk om de software online te integreren zodat uw klanten (of resellers en dealers) zelf offertes kunnen opvragen zonder tussenkomst van uw medewerkers. CPQ-software is dan ook een handige automatiseringstool waarmee personeelstekort aangepakt kan worden.

CPQ-software brengt foutmarge terug naar 0%

Maar misschien wel het belangrijkste punt van CPQ-software is om de foutmarge in offertedocumenten terug te brengen tot 0%. Of de offerte nu wordt opgesteld door een stagiair, een net nieuwe medewerker, een dealer of uw beste salesmedewerker die al jaren in dienst is. De offertes kloppen altijd en uw klant heeft het gevoel dat deze is opgesteld door uw beste accountmanager. Want al de kennis die uw beste accountmanager heeft, is geborgd in de CPQ-software. Bij veel van onze klanten zien we dan ook dat het offerteproces wordt ingekort van enkele dagen tot enkele uren. En dat allemaal met enkel 100% produceerbare offertes, waardoor er geen faalkosten meer zijn en verontschuldigingen aan de klant verleden tijd zijn.

Er is geen programmeerkennis nodig om CPQ-software te gebruiken uitsluitend productkennis. De implementatie van deze kennis kost slechts enkele weken, voor welk soort product dan ook. Hoewel de implementatie van een configurator anders is voor elk bedrijf en kan verschillen per branche zijn de voordelen gelijk in elke branche, ongeacht de toepassing:

Visuele aankoopbegeleiding voor klant
Professionele uitstraling
Gegarandeerd kloppende aanbiedingen (offertes altijd produceerbaar)
Altijd direct inzicht in alle standaarden en beperkingen van alle producten of diensten
Complexe producten worden eenvoudig en overzichtelijk weergegeven
Controle over de inhoud van het offertedocument
Mogelijkheid tot online configureren (en verkopen)
Doorlooptijd wordt aanzienlijk verkort (van offerte tot productie)
Minder faalkosten
Eenvoudig uit te breiden
Direct inzicht in kosten en levertijden van variaties

Bent u benieuwd of uw bedrijf al toe is aan een CPQ-software? Via onze eenvoudige configurator-checker heeft u binnen enkele minuten antwoord! Weet u al zeker dat CPQ-software uw volgende stap gaat zijn, neem dan contact met ons op om de mogelijkheden door te spreken of vraag uw eigen demo-omgeving aan om Merkato Essentials te testen.

Doe de configurator checker

Onze CPQ-software is gekoppeld met

CPQing Solutions heeft een eigen API (Application Programming Interface) en koppelingen voor vrijwel alle moderne verkoop- en productiesystemen. Begin het verkoopproces in uw CRM-systeem met het selecteren van de klant waar u de offerte voor wilt maken. Stel de oplossing samen in CPQing Configurator en stuur het offertedocument per email of direct in uw systeem aan uw klant. Om overzicht te houden, hangt u het offertedocument aan de klantgegevens in uw CRM-systeem. Maak automatisch een productieorder aan met de juiste stuklijst in uw ERP-systeem indien de klant bestelt. Maar ook koppelingen met bestelsystemen, klantportals en vele andere behoren tot de mogelijkheden.

De CPQing Software is in (bijna) alle branches inzetbaar. Ontdek het zelf.