De vier succesfactoren voor een goede uitrol van jouw CPQ-oplossing

Het inzien van de voordelen van een CPQ-oplossing voor jouw organisatie, is stap één om het volledige proces van verkoop tot en met productie te kunnen optimaliseren. Over deze voordelen schreven we eerder al een blog. Maar dan… als je er echt mee aan de slag wil, moet je aan de bak. Op verschillende niveaus in de organisatie. Ronald Hensen, directeur CPQing Solutions, geeft inzicht in de factoren die ervoor zorgen dat de implementatie van de oplossing slaagt. Wat zijn de successen en waar loopt het mis? Wat moet jij doen om écht succesvol aan de slag te gaan met een configurator?

1. Een persoon met visie

Ronald vertelt: “We hebben iemand bij de klant nodig die visie heeft. Die snapt dat de kwaliteit en efficiëntie verbeterd kunnen worden met een CPQ-oplossing als Merkato Essentials en het liefst iemand in de directie. Een persoon met draagvlak, die bepaalt hoe het gaat gebeuren en de rest van de organisatie meekrijgt. En die ook de voortgang kan bewaken binnen de organisatie. Anders is het soms heel hard duwen tegen een vierkant wiel.”

2. Maak de medewerkers met kennis beschikbaar

“Het komt regelmatig voor: organisaties die aan de slag willen met een configurator en er de voordelen van inzien, maar niet die specifieke medewerkers met de meeste kennis beschikbaar maken om te helpen met de inrichting van de oplossing. Terwijl dat juist belangrijk is, want dat is de basis waar je de oplossing op bouwt. Daar gaat de hele organisatie baat bij hebben”, vertelt Ronald. “Het is natuurlijk te verklaren waarom dat gebeurt, want die beste verkoper of productmanager met de meeste kennis is vaak ook het drukst. De valkuil is dat altijd de dagelijkse beslommeringen voorgaan. Zo duurt de implementatie langer dan nodig is.”

3. Ga niet vernieuwen tijdens een implementatie

Een bekende valkuil is dat organisatie de huidige processen over willen zetten en gelijktijdig allerlei grote procesoptimalisaties willen doorvoeren. Ronald legt uit: “Zet de regels en processen zo veel mogelijk over zoals je deze al gewend bent. Van bijvoorbeeld Excel naar een professionele configurator is vaak al een echte verbeterslag. Je moet niet tegelijk je processen aanpassen én je software inrichten. Het komt namelijk wel eens voor dat men denkt: ‘we hebben nu de software, dus gaan we de boel even op zijn kop zetten’. Doe dat dus niet, want je werkt nu op die manier om een reden. Richt daarop de software in en kijk daarna pas hoe je kunt optimaliseren. Begin ook met een best practice en probeer niet direct van A tot Z alles in één keer gedekt te hebben in de oplossing.”

4. Integreer en optimaliseer op de juiste manier

“De echte waarde van Merkato Essentials zit niet alleen in het configureren en het uitrollen van foutloze offertes middels een standalone configuratoroplossing, maar juist ook in de integraties”, vertelt Ronald. “We gaan next level om de maximale efficiëntieslag en kwaliteitsverbetering te realiseren. Dus integreer de software en optimaliseer dit aan de achterkant, zodat je niet uiteindelijk toch nog handmatig werk aan het verrichten bent. Voorkom dat er bijvoorbeeld een offerte en stuklijst gemaakt zijn, deze omgezet kunnen worden naar een order en die handmatig vervolgens nog weer in je ERP, zoals Ridder iQ of Exact Online, gezet moet worden. Dat moet je niet meer willen. Het beste is ook om alle stamgegevens eerst in je ERP te zetten, dan kun je dit ontsluiten naar je configurator en daarop verder bouwen.”

De implementatie van CPQ-software is in de praktijk niet altijd optimaal

Natuurlijk werd in dit blog de ideale situatie besproken. Situaties die niet ideaal zijn, worden altijd in overleg met de klant weer opgelost. Ronald licht toe: “Wanneer er echt sprake is van drukte en medewerkers kunnen niet vrijgemaakt worden om te helpen met de implementatie, dan willen onze consultants ook wel eens helpen om de boel weer vlot te trekken. Zij hebben al veel gezien en meegemaakt bij andere klanten. Ze kennen de bottlenecks én de best practices.” Ook wanneer er net niet op de juiste plek gestart is met het rechtzetten van de data, valt er een mouw aan te passen. “Ik vertelde dat je het beste kunt starten met je ERP-systeem en die data vervolgens ontsloten kan worden naar Merkato Essentials, waarin je verder kunt bouwen. In de praktijk kom ik natuurlijk ook wel organisaties tegen die juist gestart zijn met die data in de configurator. Het is niet ideaal, maar uiteindelijk kom je er met een Excel-import in je ERP ook wel. Maar wanneer je ons vraagt naar die ideale situatie, dan zijn de bovenstaande vier succesfactoren écht de factoren die een goede uitrol bevorderen. Ze zorgen ervoor dat jouw organisatie snel de kwaliteits- en efficiëntieverbeteringen ziet bij de implementatie van Merkato Essentials,” benadrukt Ronald.